Arthur Sofőrszolgálat

A projekt bemutatása

Az Arthur Sofőrszolgálat vállalati flottakezelésre specializálódott szolgáltatóként partnerei gépjárműveinek operatív mozgatását, szállítását, valamint a kapcsolódó szerviz- és karbantartási feladatok teljes körű lebonyolítását végzi.

A dinamikusan növekvő megbízásszám és a hagyományos feladatkezelés jelentős időigénye világossá tette a folyamatok digitalizálásának szükségességét. A cél egy olyan korszerű, integrált platform bevezetése volt, amely felváltja a manuális táblázatkezelést és a nehezen követhető e-mailes egyeztetéseket. Az új rendszer célja, hogy jelentősen leegyszerűsítse a megrendelési és szolgáltatási munkafolyamatokat, minimalizálja az adminisztrációs terheket, és átláthatóbbá, gördülékenyebbé tegye a mindennapi működést.

Az eredmény

A platform egy közös, szerepköralapú munkafelületen fogja össze a partnereket, a diszpécsereket és a sofőröket. A megrendelés leadásától a sofőrkiosztáson és a státuszkövetésen át a számlázásig minden lépés egy helyen történik — anélkül, hogy a folyamat Excel-táblák és e-mail-láncok között szóródna szét.

Manuális táblázatkezelés helyett strukturált megrendelés 

A partnerek saját fiókjukból adják le a megbízást, a diszpécserek pedig ugyanabból a rendszerből dolgozzák fel. Egy megrendelésen belül tetszőleges mozgáslánc építhető: felvétel, köztes cím (szerviz, gumis, egyéb), leadás és új autó felvétele, valamint leadás. Minden állomáshoz tartozik cím, időablak, rendszám, cégnév és megjegyzés, az átadó neve és telefonszáma pedig a helyszíni egyeztetést teszi egyértelművé. A rendszám később is megadható, a leadási cím pedig egy kattintással megegyezhet a felvételivel — így a korábban táblázatba másolt, hiányos adatok helyett a megrendelés már eleve a működéshez szükséges formában érkezik.

E-mailes egyeztetés helyett végigkövethető státuszfolyamat 

A megbízások életútja a rendszerben látható: aktív, módosított, elfogadott, elutasított és teljesített. A diszpécser egy áttekintőből fogadja el, utasítja el indoklással, vagy jelöli teljesítettnek a megrendelést. Státuszváltáskor a partner automatikus e-mailt kap a változásról, az elutasítás okáról és a mozgások részleteiről. A partneri módosítás külön „módosított” várólistára kerül, így a diszpécser nem keresgél a levelezésben, hanem a változásra váró tételeket egy helyen látja. Elfogadott megrendelésnél a kezdés előtt 24 órával a partneri szerkesztés lezárul, így az utolsó pillanatos, ellenőrizetlen módosítások kiesnek a folyamatból.

Napi operatív káosz helyett átlátható kiosztás

Az aktív listán a diszpécser közvetlenül rendel sofőrt a megbízáshoz, színkóddal különíti el a napi útvonalakat, és sorszámmal rendezi a sofőr feladatait. Egy gombbal kiküldhető a napi kiosztás: a sofőr e-mailben megkapja a rá bízott megrendeléseket, a címeket, időpontokat, átadói adatokat és a várható díjazást. A rendszer előre jelzi, ha elfogadott fuvarhoz még nincs sofőr rendelve, így a kiosztatlan tételek nem maradnak észrevétlenül. Szűrők (partner, sofőr, dátum, távolság, rendszám) és a listán megjelenő mozgásútvonal együttesen teszik gördülékennyé a napi tervezést.

Adminisztrációs teher helyett automatikus árazás és elszámolás 

A díjszámítás nem kézi kalkuláció. Az irányítószámok Budapest, közeli és távoli agglomeráció, valamint vidék körzetekre vannak bontva; partnerenként és sofőrönként külön tarifa, járulékmátrix, várakozási, gyaloglási és vidéki órabér rögzíthető. A rendszer a mozgáspárok alapján számolja a tételes partneri számlázandó összeget és a sofőrdíjat, figyelembe véve az agglomerációs járulékot, a munkaidőn kívüli pótlékot, a várakozást, a gyaloglást és az extra költségeket. A teljesített megrendeléseknél összesítő widget mutatja partnerenként a számlázandó, sofőrönként a kifizetendő összeget. A korábbi táblázatos kimutatás szerepét Excel-export veszi át: a kiválasztott megrendelések mozgásonként, számlázásra kész formában tölthetők le.

Nehezen követhető változások helyett teljes auditálhatóság 

Minden megrendelésnél naplózódik, ki, mikor, mit módosított. Az áttekintő a mozgások eltéréseit (hozzáadás, törlés) és a státuszváltásokat is megjeleníti, a diszpécser pedig a legutóbbi státuszváltás óta történt partneri módosításokat külön is átnézheti. A szerepkörök (admin, manager, partner) biztosítják, hogy a partner csak a saját megbízásait lássa, a díjazási és sofőrkezelési adatok pedig a belső csapatnál maradjanak.

Összességében a platform a megrendelést, a szerviz- és szállítási útvonalat, a sofőrkiosztást, a kommunikációt és az elszámolást egyetlen folyamattá szervezte. A napi működés ettől lett átláthatóbb, a diszpécseri munka gyorsabb, a partneri rendelés egyszerűbb, az adminisztráció pedig a korábbi táblázat- és e-mail-alapú gyakorlat helyett a rendszerben automatikusan előálló adatokra támaszkodik.